個人事業開業時や法人設立時に、どんなオフィスにするか何を準備するかで悩む方は少なくありません。もしオフィスが快適な場所であれば社員のやる気も上がりますし、設備を充実させる事で効率よく業務を行えます。なによりお客や取引先からの信頼にもつながります。
今後の事業の成長や拡大に合わせてオフィス環境や設備の追加・変更も必要になってきますが、最初の環境や設備がベースになるのでよく考えて準備した方がいいでしょう。
この記事ではオフィス環境から家具やOA機器、電話回線など何が必要でどのように準備したらいいかをご説明します。
１.個人・法人のオフィス準備に必要なもの
個人事業であれ法人であれ業務をスタートさせるためには基本的な準備としてオフィスを探し、オフィス家具やOA機器を揃えなければいけません。合わせて内装や電話回線の準備も必要です。ではそれぞれをどのように準備すればいいでしょうか？
オフィスの準備
当然ですがまずはじめにオフィスを探さなければいけません。初期費用を抑えたい場合安い物件を探したくなりますが、コスト面だけで決めてしまうと立地条件や環境など変更できない要素で後悔することになるかもしれないので、安いだけの物件を選ばないように注意しましょう。
必要なオフィスの広さはどのくらいでしょうか？実は必要なオフィスの広さを決めるのは意外と難しいため、デスクの数やカウンターの有無、応接室や会議室の広さなど総合的に考えて最低限必要な広さをまず決めましょう。広くて安い優良物件がすぐに見つかればそれに越したことはありませんが、コストを抑えたいのであれば必要最低限の広さを把握しておくことでスピーディにオフィスを探すことができます。
オフィスを契約する方法はオーソドックスな賃貸のほかに「レンタルオフィス」や「サービスオフィス」「バーチャルオフィス」などいくつかあります。「レンタルオフィス」や「サービスオフィス」には業務に必要なオフィス家具やOA機器などが揃っていて面倒な準備が必要ありません。
オフィス家具の準備
作業効率にも会社のイメージにも関係してくるオフィス家具は、コストを抑えつつも機能的でスマートなものを選びたいところですが、事業内容やオフィスの規模によっても必要なものが変わってきます。
オフィス家具の種類を大まかに分類すると「オフィスデスク」「オフィスチェアー」「脇机」「ワゴン」「書庫」「ロッカー」「棚・ラック」「テーブル」「パーテーション」「ホワイトボード」「応接セット」「カウンター」「金庫」などになります。
さらに各種類ごとに様々なタイプがあり、例えば「オフィスデスク」なら「片袖机」「平机」「両袖机」「役員机」「ラウンドデスク」「フリーアドレスデスク」「Ｌ字デスク」などデザインや機能が違います。
受付スペースやミーティングスペースがある場合、必要な家具や照明も変わってきますし、オフィスの広さが限られている場合はオフィス家具も省スペースのものを選ぶ必要があります。まずは使用目的と好みのデザインを具体的にイメージしておきましょう。
もちろん全てのオフィス家具を新品で揃えれば簡単にイメージ通りのオフィスにすることはできますが、どうしても費用は高額になってしまします。
中古オフィス家具であれば価格はかなり安くなりますが、見た目や耐久性が気になる方も多いと思います。たしかに状態には差がありますが、ほとんどのものがリペア、クリーニングされているため中には新品と見間違うほど状態の良いものもあります。
価格の安い中古オフィス家具と新品をうまく使い分けることで、費用を抑えつつ機能的で快適なオフィスにできます。
OA機器の準備
OA機器とは「パソコン」「ビジネスフォン」「複合機（ファックス、コピー機）」「シュレッダー」などのことです。OA機器は一般向けの商品に比べ多機能で耐久性にも優れていますが高額なものが多いのも特長です。
OA機器も中古なら安く購入することができます。しっかりとリペアやクリーニングされているため新品のように状態の良いものもありますが、機能面では最新機種のほうが充実しています。
最新機種を安く導入したいのであれば「リース」という選択肢もあります。注意しないといけないのは、月々のリース料に加え保守費用などもかかるため初期費用は抑えられるものの総支払額は新品購入時より高くなるという点です。
電話回線の準備
ビジネスに必要な電話回線ですが、家庭用電話機のようにケーブルをつなげばすぐに使えるわけではありません。ビジネスフォンを導入する場合は事前に電話回線の準備が必要になります。
ビジネスフォンを導入するためには電話工事が必要です。電話工事とは「PBX（交換機）」「電話配線工事」「電話機設定工事」の3つの工事のことを指します。
電話工事の前に「電話回線」を準備しなければいけません。電話回線は4種類あり「アナログ回線」「デジタル回線」「光回線」「IP電話」の中からオフィス環境に合う回線を選びます。速度の速い「光回線」やインターネット回線を利用する「IP電話」などそれぞれの異なる特徴をうまく活かすことで業務効率も上がります。
2.準備が大変ならワンストップサービス
オフィスの準備が大変なときは「ワントップサービス」を利用するのはどうでしょうか？ワンストップサービスとは、オフィス新設時の面倒な準備を全面的にサポートしてくれるサービスのことです。
例えば、準備に必要な各業者との打合せや交渉だけでも大変な時間と手間がかかりますし、専門知識が必要になることもあり、話がまとまらないことも多々あります。ワンストップサービスを利用すれば、オフィスレイアウトや設計、オフィス家具の購入、各種工事まで面倒な準備を全てサポートしてくれるので、スピーディに準備を進めつつ事業に専念できます。
3 .まとめ
個人事業でも法人でもスタート時には様々準備が必要になります。特にオフィスは社員のやる気や効率にも影響してくる大事な分野です。オフィス、家具、OA機器など必要なものを必要なだけ準備しましょう。中古やリースなどを利用すればコスト削減も期待できます。準備が大変と感じるなら、ワントップサービスを利用してスピーディに準備することもできます。
